Disfunctioneren bespreken: helder, eerlijk en met ruimte voor het verhaal van de ander

Een medewerker die structureel niet voldoet, het gesprek dat je het langst voor je uitschuift. En toch wordt het alleen maar zwaarder hoe langer je wacht. Leer hoe je disfunctioneren concreet bespreekbaar maakt, zonder in verwijten of vaagheid te blijven hangen. Hieronder lees je hoe, en hoe teams het oefenen.

In te zetten voor je hele team · in elke taal · vrijblijvende demo

Hoe langer je het uitstelt, hoe zwaarder het wordt

Disfunctioneren van een werknemer bespreek je zelden op tijd. Je hoopt dat het vanzelf beter gaat, je wilt de sfeer niet verpesten en voor je het weet is er een jaar voorbij en zit je met een dossier vol frustratie en zonder concrete voorbeelden. Terwijl de medewerker vaak niet eens goed wéét dat het misgaat. Een goed gesprek over disfunctioneren begint niet bij een oordeel, maar bij concreet gedrag, echte voorbeelden en ruimte voor de reactie van de ander. En dat is te leren.

Jouw week nog niet gedaan

ma Disfunctioneren bespreken oefenen met Jennifer verzet

di Disfunctioneren bespreken oefenen met Jennifer verzet

wo Disfunctioneren bespreken oefenen met Jennifer verzet

do Disfunctioneren bespreken oefenen met Jennifer vandaag?

vr Disfunctioneren bespreken oefenen met Jennifer …

Zo bespreek je disfunctioneren met een medewerker

Een gesprek over disfunctioneren staat of valt met concreetheid. In deze challenge oefen je dat met 4G/SBI-feedback en SMART-vervolgafspraken: je benoemt het gedrag en het effect ervan, vermijdt oordeel, geeft ruimte voor de reactie, en legt samen concrete afspraken vast voor het vervolg.

01. De setting: weet wat je rol is

02. De valkuilen die op de loer liggen

Je blijft hangen in algemeenheden

“Het loopt niet lekker” geeft niemand houvast. Je oefent om concreet te maken wat je precies ziet gebeuren, met voorbeelden die de medewerker herkent.

Je hebt je oordeel al klaar

Je gaat het gesprek in met de conclusie al in je hoofd, en dan wordt het een mededeling in plaats van een gesprek. Je oefent om eerst te luisteren naar de kant van de ander, ook als dat ongemakkelijk is.

Je laat het bij één gesprek

Eén keer aanspreken en dan hopen dat het goed komt, werkt zelden. Je oefent om SMART-vervolgafspraken te maken, zodat er een duidelijk pad ligt in plaats van een losse waarschuwing.

03. Simpele dingen die werken

Concreet benoemen
“De afgelopen weken zijn een paar afspraken niet nagekomen. Ik wil het daar met je over hebben, en ook horen hoe jij het ziet.”

Het effect duidelijk maken
“Als een rapport te laat is, moet een collega het opvangen. Dat zet de samenwerking onder druk.”

Ruimte geven voor de reactie
“Dit is mijn beeld. Ik ben benieuwd of jij het herkent en wat er volgens jou speelt.”

Een vervolgafspraak maken
“Laten we afspreken dat de rapportages de komende maand op de afgesproken dag klaar zijn. Over twee weken kijken we samen hoe het gaat.”

90%

van disfunctioneren begint bij de leidinggevende

Onderzoek laat zien dat 90% van de gevallen van disfunctioneren ontstaat doordat leidinggevenden hun verwachtingen niet helder uitspreken. Disfunctioneren is dus zelden alleen een probleem van de medewerker. Het begint vaak bij een gesprek dat niet, of te vaag, gevoerd is. Goede nieuws: precies dát gesprek kun je leren voeren.

Bron: Lauritsen, aangehaald via Frankwatching, 2024.

HET TRAJECT

Situatie specifiek

Er is geen vaste aanpak die voor iedereen hetzelfde is. Disfunctioneren bespreken is fluïde en vraagt juist om maatwerk per situatie. Dat kan nu door middel van AI. De training begint met data uit de intake, zodat de trainer echt weet wat er bij jouw team speelt: welke gesprekken managers voor zich uitschuiven, bij welke medewerkers het het zwaarst ligt en op welke reacties zij vastlopen. Vanaf daar worden de oefenscenario’s opgebouwd die deelnemers kunnen spelen met de AI avatars.

Basistraject • 3 maanden

Add on • doorlopend oefenen

Intake door onze AI-coach

Voorafgaand aan de training maak je kennis met Jennifer.

Voordat je begint, gaat Jennifer met je in gesprek over de training en wat jij eruit wilt halen. Jouw antwoorden zijn uniek en vormen de basis van een leerpad op maat. Zo weet de trainer precies waar de aandacht naartoe moet om er voor jou een succes van te maken. En als bonus: je went alvast aan het idee van praten met een digitale coach ;).

Jennifer past zich aan • jouw persoonlijke begeleider

Jennifer Intake door onze AI-coach

Jennifer Over welke medewerker loop jij het gesprek al een tijdje voor je uit? Vertel kort wat er speelt, dan bouwen we de oefening daaromheen.

FASE 1: Bewustwording

Je ontdekt wat je nu uitstelt of vermijdt.

In de intake kijken we welke lastige gesprekken jij het langst voor je uitschuift, en waarom. Je stelt je leerdoel, oefent voor het eerst met TALKS en bespreekt met een coach welke situaties voor jou het zwaarst zijn.

FASE 2: Oefenen

Je oefent met uiteenlopende reacties.

Je voert gesprekken met avatars die verschillend reageren: de een ontkent, de ander wordt emotioneel, weer een ander schiet in de verdediging. Zo leer je niet één perfect gesprek, maar hoe je rustig en concreet blijft, wat de ander ook doet.

FASE 3: Toepassen

Je neemt het mee naar een echt gesprek.

Je voert het gesprek dat echt speelt en kijkt terug op wat werkte. Waar bleef je concreet? Waar liet je je toch meeslepen? Die inzichten vormen de basis voor je evaluatie.

Add-on · Doorlopend: Blijven oefenen

Ook daarna blijf je oefenen.

Met een TALKS-abonnement blijf je oefenen met korte challenges rond lastige gesprekken, verzuim en afscheid. Handig wanneer er een nieuw, zwaar gesprek aankomt.

In drie dagen stonden we voor een fraudeteam van de Belastingdienst en voor een zaal studenten aan het Rotterdam Mainport Institute. Twee werelden, dezelfde reactie: waarom oefenen we dit soort gesprekken niet veel vaker?

Inzicht in ontwikkeling

Na elk gesprek krijg je een gestructureerd rapport, opgebouwd rond het gedragsmodel achter de training. Met persoonlijke tips zet je gericht je volgende stap in het concreet en eerlijk bespreken van wat er niet goed gaat. Op teamniveau zie je hoe de groep zich ontwikkelt: welke gesprekken managers nog uitstellen, waar ze het al scherper en rustiger aanpakken en hoeveel de skill-score over de tijd is gegroeid. Zo baseer je je op wat er echt gebeurt, niet op een gevoel achteraf.

Gespreksrapport · Disfunctioneren bespreken 02:28

Je benoemt het gedrag concreter en blijft rustiger als de ander in de verdediging schiet. Sterker dan je vorige gesprek op het effect bespreken. De volgende stap: nóg duidelijkere vervolgafspraken maken.

Gedrag benoemen ★★★★★ +1

Je werkt met concrete voorbeelden in plaats van een oordeel.

Effect bespreken ★★★★★ +1

Je maakt duidelijk wat het gedrag doet voor team en werk.

Ruimte voor reactie ★★★★★ =

Je vraagt hoe de ander het ziet voordat je conclusies trekt.

Vervolgafspraken (SMART) ★★★★★ +1

Je legt concrete, haalbare afspraken vast voor het vervolg.

Level Up · Vervolgafspraken (SMART)

Maak het vervolg concreet en toetsbaar. Bijvoorbeeld: "Laten we afspreken dat de rapportages de komende maand op vrijdag klaar zijn. Over twee weken kijken we samen hoe het gaat."

Zet het in voor je team

Leer meer, boek een demo

In een korte demo laten we zien wat deze training uniek maakt en wat jouw organisatie ervan kan verwachten. Juist de combinatie van TALKS met deze gesprekstechnieken maakt leren volgbaar, met een ROI die beklijft.

Iedere situatie is uniek

Liever eerst even overleggen? Vertel welke gesprekken over functioneren bij jullie blijven liggen, dan denken we mee over de scenario’s, de uitrol en de toepassingen. Zo weet je of het past voordat we starten, zodat opschalen daarna soepel en logisch verloopt.

Misschien twijfel je nog?

Voor wie dit voor een team of organisatie overweegt, én voor wie zelf wil oefenen.

Kunnen we oefenscenario's richten op onze eigen situaties?

Ja. De training start bij de gesprekken die bij jullie spelen. Van een medewerker die het niet ziet tot iemand die fel reageert. Jennifer bouwt de oefening daaromheen, zodat managers trainen op de situaties die ze echt tegenkomen.

Reageert de avatar ook echt als een medewerker die het ontkent of boos wordt?

Ja. De avatar kan ontkennen, emotioneel worden, in de verdediging schieten of stilvallen. Net als in het echt. Zo oefenen managers om concreet en rustig te blijven, wat de ander ook doet.

Helpt dit ook als het richting een ontslag- of verbetertraject gaat?

De training richt zich op het gesprek zelf: concreet benoemen, effect bespreken en afspraken maken. Dat is de basis onder elk zorgvuldig traject. Voor de juridische kant van een verbetertraject of ontslag verwijzen we naar je eigen HR- of arbeidsrechtelijke ondersteuning.

Wat voegt de coach toe naast het oefenen met TALKS?

Zware gesprekken vragen om reflectie, niet alleen herhaling. De coach helpt managers kijken naar de keuzes die ze maakten: waar bleven ze concreet, waar liepen de emoties op, wat kan de volgende keer beter. De avatar traint de vaardigheid, de coach verdiept het.

Kunnen we dit uitrollen over meerdere teams en in verschillende talen?

Ja. Je kunt de training inzetten voor één team of voor de hele organisatie, in meerdere talen, met inzicht op groepsniveau. Zo zie je waar managers al steviger worden en waar het nog aandacht vraagt.

Zien wij als organisatie wat er geoefend wordt?

Op groepsniveau krijg je inzicht in hoeveel scenario’s zijn doorlopen, hoe vaak er geoefend wordt en welke situaties het vaakst terugkomen, plus leerdata zoals skillscore en ontwikkeling over tijd. Geen vaag gevoel achteraf, maar een beeld van waar je team groeit.

Welke gesprekken stelt je team uit?

Het disfunctioneren van een medewerker bespreken is er één van vele. Bekijk hieronder andere uitdagingen die je kunt oefenen met SkillFull.

GESPREK OPENEN & RICHTING GEVEN

Een gesprek professioneel openen en richting geven

Een gesprek goed openen en het doel duidelijk neerzetten. Oefen hoe je met regie start en de ander meeneemt, zonder te blijven hangen in algemeenheden.

SAMENWERKEN BIJ SPANNING OF VERSCHIL

De-escaleren als een overleg persoonlijk wordt

Een overleg dat omslaat van inhoud naar irritatie. Oefen hoe je rustig blijft, de spanning eruit haalt en het gesprek terugbrengt naar waar het over gaat.

SAMENWERKEN BIJ SPANNING OF VERSCHIL

Samenwerken als communicatiestijlen botsen

De één is direct, de ander wil eerst de details. Oefen hoe je verschillen in stijl herkent en overbrugt, zodat samenwerken soepel gaat in plaats van stroef.