Een verzuimgesprek voeren met een medewerker die zich niet laat kennen
Een medewerker meldt zich vaker ziek, maar zodra je het gesprek aangaat gaat de deur dicht: kortaf, wantrouwend of ontwijkend. Logisch, want een verzuimgesprek voelt al snel als controle. Leer hoe je het voert vanuit vertrouwen in plaats van controle, gericht op wat iemand wél kan en nodig heeft, binnen de grenzen die de wet stelt.
In te zetten voor je hele team · in elke taal · vrijblijvende demo
Een verzuimgesprek voelt al snel als een verhoor
Je wilt betrokkenheid tonen, maar de medewerker hoort controle. Dat is de kern van waarom verzuimgesprekken zo lastig zijn: zodra iemand zich moet “verantwoorden” gaat de deur dicht. En als het over ziekte gaat mag je als leidinggevende sowieso niet naar de medische kant vragen. Dat is aan de bedrijfsarts. Het gesprek dat jij wél voert gaat over iets anders: wat kan iemand nog wel, wat heeft hij nodig en hoe blijven jullie samen in beweging. Dat vraagt om vertrouwen, niet om controle. En dat is te leren.
Zo voer je een verzuimgesprek dat opent in plaats van dichtklapt
Een goed verzuimgesprek draait om veiligheid en om de juiste rolverdeling. In deze challenge oefen je dat met de LSD-techniek (luisteren, samenvatten, doorvragen) rond rollen, belastbaarheid en vervolgafspraken: je creëert veiligheid, verkent de zorgen zonder naar de ziekte te vragen, bespreekt wat iemand nog wel kan, houdt helder wie welke rol heeft en sluit af met concrete vervolgafspraken.
01. De setting: weet wat je rol is
Creëer veiligheid, geen controle
Open het gesprek vanuit betrokkenheid, niet vanuit verantwoording. "Ik wil even met je kijken hoe het gaat en wat je nodig hebt" opent meer deuren dan "we moeten het over je verzuim hebben". Vertrouwen is de voorwaarde voor een open gesprek.
Ken je rol en die van de bedrijfsarts
Als leidinggevende ga je over werk en inzetbaarheid, niet over de medische kant. Je mag niet vragen naar diagnose, klachten of behandeling. Dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts. Die grens helder houden beschermt de medewerker én jou.
Verken de belastbaarheid, niet de ziekte
Richt je op wat iemand nog wel kan: welk werk lukt wel, wat kost te veel, wat zou helpen. Zo praat je over mogelijkheden en oplossingen in plaats van over klachten waar je toch niet naar mag vragen.
Sluit af met concrete vervolgafspraken
Een verzuimgesprek zonder afspraken verandert niks. Leg samen vast wat de volgende stap is, wie wat doet en wanneer jullie elkaar weer spreken. Juist de opvolging maakt het verschil.
02. De valkuilen die op de loer liggen
Je schiet in de controle-stand
Je vraagt door op de ziekmelding en de medewerker voelt zich verdacht. Je oefent om vanuit betrokkenheid te openen, zodat de ander zich niet hoeft te verdedigen.Je vraagt (per ongeluk) naar het medische
Uit oprechte interesse vraag je “wat heb je dan precies?”. Dat mag niet. Je oefent om je op belastbaarheid en werk te richten, binnen de grenzen van je rol.Je laat het bij een gesprek zonder afspraken
Je hebt een goed gesprek, maar er ligt niks vast, dus er verandert niets. Je oefent om af te sluiten met concrete vervolgafspraken.03. Simpele dingen die werken
70%
van het verzuim is beïnvloedbaar gedrag
Uit de praktijk blijkt dat een groot deel van het verzuim — zo’n 70% — beïnvloedbaar gedrag is en dus geen puur medische kwestie. Dat betekent dat het gesprek dat je als leidinggevende voert er echt toe doet: niet over de ziekte, maar over inzetbaarheid, werkdruk en wat iemand nodig heeft. Een goed verzuimgesprek, gevoerd vanuit vertrouwen, is daarmee een van de krachtigste manieren om verzuim te verkorten en herhaling te voorkomen.
Bron: veelgeciteerd praktijkcijfer, o.a. via Perspectief.
HET TRAJECT
Situatie specifiek
Er is geen vaste aanpak die voor iedereen hetzelfde is. Een verzuimgesprek voeren is fluïde en vraagt juist om maatwerk per situatie. Dat kan nu door middel van AI. De training begint met data uit de intake, zodat de trainer echt weet wat er bij jouw team speelt: waar verzuimgesprekken nu in de controle-stand schieten, waar de rolgrens met de bedrijfsarts vervaagt en waar afspraken uitblijven. Vanaf daar worden de oefenscenario’s opgebouwd die deelnemers kunnen spelen met de AI avatars.
Basistraject • 3 maanden
Add on • doorlopend oefenen
Intake door onze AI-coach
Voorafgaand aan de training maak je kennis met Jennifer.
Samen met Jennifer verken je wat je in de training gaat aanpakken en wat je aan het eind wilt kunnen. Die uitkomst verschilt per persoon en bepaalt hoe jouw leerpad wordt ingericht. Daardoor weet de trainer al voordat jullie starten waar de nadruk voor jou moet liggen, zodat de training echt aansluit. En je maakt gelijk kennis met hoe het is om met een digitale coach te sparren ;).
Je ontdekt waar jouw verzuimgesprekken vastlopen.
In de intake kijken we hoe jij nu verzuimgesprekken voert en waar het stokt: in de controle-stand schieten, per ongeluk naar het medische vragen of geen afspraken maken. Je stelt je leerdoel, oefent voor het eerst met TALKS en bespreekt met een coach wat voor jou het lastigst is.
Je oefent met een gesloten medewerker.
Je oefent met avatars die verschillend reageren: de een wantrouwend, de ander gesloten, weer een ander ontwijkend. Zo leer je niet één perfect gesprek, maar hoe je veiligheid creëert en binnen je rol blijft, wie er ook tegenover je zit.
Je neemt het mee naar een echt gesprek.
Je voert het verzuimgesprek dat echt speelt en kijkt terug op wat werkte. Waar creëerde je veiligheid? Waar schoot je toch in de controle, of raakte je de rolgrens kwijt? Die inzichten vormen de basis voor je evaluatie.
Ook daarna blijf je oefenen.
Met een TALKS-abonnement blijf je oefenen met korte challenges rond verzuim, belastbaarheid en lastige gesprekken. Handig telkens als er weer een verzuimsituatie speelt.
Inzicht in ontwikkeling
Na elk gesprek krijg je een gestructureerd rapport, opgebouwd rond het gedragsmodel achter de training. Met persoonlijke tips zet je gericht je volgende stap in het voeren van een veilig en zuiver verzuimgesprek. Op teamniveau zie je hoe de groep zich ontwikkelt: waar managers nog in de controle schieten, waar ze al meer vertrouwen creëren en hoeveel de skill-score over de tijd is gegroeid. Zo baseer je je op wat er echt gebeurt, niet op een gevoel achteraf.
Halverwege duik je de diepte in!
Oefenen met de avatar is de helft van het verhaal. Precies in het midden van het traject stap je uit de simulatie en kijk je samen met de trainer terug: waar creëerde je veiligheid, waar schoot je in de controle en wat wil je de volgende keer anders doen? Die menselijke reflectie boven op het vele oefenen met AI is wat deze training onderscheidt.
Je opent veiliger en blijft beter binnen je rol. Sterker dan je vorige gesprek op het verkennen van de belastbaarheid. De volgende stap: nog gerichter afsluiten met concrete vervolgafspraken.
Je opent vanuit betrokkenheid, zodat de ander zich niet hoeft te verdedigen.
Je richt je op werk en inzetbaarheid, niet op de medische kant.
Je onderzoekt wat nog wel lukt en wat zou helpen, in plaats van de klacht.
Je sluit af met een concrete volgende stap en een moment om bij te praten.
Houd de rolgrens helder. Bijvoorbeeld: "Ik hoef niet te weten wat er medisch speelt — dat is tussen jou en de bedrijfsarts. Ik wil vooral kijken wat op het werk helpt."
Zet het in voor je team
Liever eerst even overleggen? Vertel waar bij jullie taken te vaak blijven liggen of niemand het initiatief neemt, dan denken we mee over de scenario’s, de uitrol en de toepassingen. Zo weet je of het past voordat we starten, zodat opschalen daarna soepel en logisch verloopt.
Misschien twijfel je nog?
Voor wie dit voor een team of organisatie overweegt, én voor wie zelf wil oefenen.
Kunnen we oefenscenario's richten op onze eigen situaties?
Reageert de avatar ook echt als een wantrouwende medewerker?
Ja. De avatar kan gesloten zijn, wantrouwend reageren, ontwijken of kortaf worden. Net als in het echt. Zo oefen je om veiligheid te creëren en binnen je rol te blijven, wie er ook tegenover je zit.
Hoe zit het met de privacyregels? Wat mag ik wel en niet vragen?
Als leidinggevende mag je niet vragen naar diagnose, klachten of behandeling. Dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts. Je richt je op inzetbaarheid, belastbaarheid en werk. De training oefent juist die zuivere rolverdeling. Voor de exacte juridische kaders verwijzen we naar je arbodienst of bedrijfsarts.
Wat voegt de coach toe naast het oefenen met TALKS?
De avatar geeft onbeperkt ruimte om te oefenen; de coach helpt je zien waar je in de controle schoot of de rolgrens kwijtraakte zonder het door te hebben. Die reflectie maakt het verschil tussen weten hoe een goed verzuimgesprek werkt en het ook echt voeren.
Kunnen we dit uitrollen over meerdere teams en in verschillende talen?
Zien wij als organisatie wat er geoefend wordt?
Welke gesprekken stelt je team uit?
Een verzuimgesprek voeren is er één van vele. Bekijk hieronder andere uitdagingen die je kunt oefenen met SkillFull.
LASTIGE GESPREKKEN & AFSCHEID
Slechtnieuwsgesprek voeren
ONTWIKKELEN & BEOORDELEN
functioneringsgesprek voeren
FEEDBACK & AANSPREEKCULTUUR
